Råd för webb- och e-postskrivande

Allt fler människor författar elektroniska texter. Många får (medvetet eller omedvetet) texter publicerade på nätet, och allt fler skapar också egna webbsidor, både privat och i arbetet. Mest utbrett är förstås e-postskrivandet. Snart sagt alla människor skriver i dag e-brev.

 

Samtidigt är kunskapen om hur man skriver texter anpassade för elektroniska medier relativt låg. Det beror bl.a. på att det inte funnits särskilt mycket litteratur i ämnet, i synnerhet inte på svenska. När det nu finns ett stort forskningsunderlag kring inte minst webbläsande, har också flera bra och mer utförliga handböcker för webbskribenter och webbformgivare kommit ut på marknaden.

Många vanliga skrivhandledningar innehåller nuförtiden korta anvisningar om både e-post- och webbskrivande. Ett sådant exempel är den andra utgåvan av Att skriva i jobbet (Ehrenberg-Sundin m.fl., Norstedts Juridik 1999), med en mycket bra genomgång av allt det viktigaste och mest grundläggande man behöver veta. Ett annat exempel är den nya utgåvan av Svenska språknämndens Svenska skrivregler (Liber 2000). I övrigt finns mycket lite publicerat om e-postskrivande, och det som finns utgörs i regel av företagsinterna instruktioner.

Den bästa och mest kompletta boken på svenska som enbart handlar om webbskrivande är tveklöst Helena Englunds och Karin Guldbrands Klarspråk på nätet (Pagina 2004). Boken vänder sig både till den breda allmänheten och till yrkesutövarna, d.v.s. till webbformgivare, webbskribenter, webbredaktörer m.fl. I Klarspråk på nätet fokuserar författarna naturligt nog på språk- och skrivaspekter, men även en del grundläggande redaktionella och tekniska aspekter tas upp, som underhåll av webbplatsen, bildhantering m.m. I de grafiska avsnitten diskuteras t.ex. teckensnitt och användning av olika färger, och i de språkliga kapitlen kan man bl.a. läsa om dispositionstyper, stilnivå och avstavning. Det ganska långa skrivregelsavnittet redogör i princip för Språknämndens och Svenska datatermgruppens skrivregelsrekommendationer. En stor fördel med boken är att man går in på olika texttyper och ger förslag på lämpliga utformningar av t.ex. företagspresentationer. Ett annat plus är övningsexemplen och de många illustrativa bilderna.

Anders Hedman och Staffan Palmcrantz Grafisk design på Internet (Pagina 1997) handlar som titeln antyder om webbformgivning, men innehåller också avsnitt om hur man skriver hypertext. Boken är ganska tekniskt orienterad och diskuterar bl.a. olika bildformat och programmeringsspråk. De fylliga grafiska avsnitten utgör ett bra komplement till de grafiska råden i Klarspråk på nätet. Dessutom medföljer en cd med bildarkiv, html-manual m.m.

Anders Hedman har även författat Handbok för webbansvariga (Pagina 1998), en bred handledning i webbhantering för den som har ett mer övergripande ansvar för en webbplats innehåll och utformning. Även här finns en del språkliga råd, t.ex. om dispositionstyper och om att ha ett likartat - och korrekt - språk på webbsidorna, men också mer intrikata frågor som upphovsrätt för webbtexter. Boken betonar vikten av ett användarperspektiv och ger t.ex. råd om hur man underhåller och vidareutvecklar webbplatsen till fromma för användarna. Man får också en ingående redogörelse för alla de program och verktyg webbformgivaren behöver - formatmallar, serverprogram, html-verktyg o.s.v. - och man får veta skillnaden mellan XML, HTML och SGML, liksom mellan en webbredaktör, en postmaster och en html-kodare. En cd medföljer med bl.a. sidmallar och programvara.

Korta, vettiga instruktioner kan också fås på vissa webbadresser. Se t.ex. Regeringskansliets Lathund för webbskribenter på <http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/31185> och Riktlinjer för utformning av innehåll på webben på <http://www.sics.se/w3c/WAI-WEBCONTENT.htm>. Det sistnämnda dokumentet syftar i första hand till att främja tillgängligheten för människor med funktionshinder men ger egentligen ganska generellt giltiga råd.

Engelskspråkigt

På engelska finns avsevärt mer att tillgå, varav framför allt två aktuella boktitlar kan nämnas: The Internet Writer’s Handbook (Allyn & Bacon, 1999) av Martha C. Sammons och Writing for the Web (Self Counsel Press, 2000) av Crawford Kilian. Båda handlar just om skrivandet och ger bra, begripliga rekommendationer för både proffs och nybörjarskribenter om hur man skriver fungerande webbtexter.

Mer kända är annars Jakob Nielsens böcker och webbspalter om webbutformning och webbskrivande. Hans Designing Web Usability - The Practice of Simplicity (New Riders Publishing, 1999) innehåller somligt om webbskrivande men lägger tonvikten på olika aspekter av utformningen. Nielsen underbygger många av sina synpunkter med användartester, vilket gör dem både intressanta och trovärdiga. Hans råd om ”keep it simple” och ”content is king” är sympatiska, men ibland blir det väl mycket av sunt förnuft - och konservatism. Nielsen lämnar inte mycket utrymme kvar för den grafiska kreativiteten.

Mer läsvärda är Nielsens webbspalter och rapporter i The Alertbox: Current Issues in Web Usability på <http://www.useit.com/alertbox/>. Spalterna har kommit ut två gånger i månaden sedan juni 1995. Se särskilt rapporten Writing for the Web (http://www.useit.com/papers/webwriting/), även sammanfattad i spalten Be succinct: how to write for the Web (http://www.useit.com/alertbox/9703b.html). Jakob Nielsen är även medförfattare till artikeln Writing for the Web, på dataföretaget Suns webbplats, <http://www.sun.com/980713/webwriting/>. Se även Nielsens spalter Top-ten mistakes of Web design (http://www.useit.com/alertbox/9605.html), Top-ten new mistakes of Web design (http://www.useit.com/alertbox/990530.html), How people read on the Web (http://www.useit.com/alertbox/9710a.html) och The difference between print design and Web design (http://www.useit.com/alertbox/990124.html).

Jakob Nielsen må vara en överskattad webbguru, men till hans fördel talar onekligen den forskning han bedrivit kring webbmediet. Så mycket spridd forskning om språklig utformning på webben finns tyvärr annars inte. Av forskning på svenska kan nämnas Anna Hass rapport Svenskan i samspel på Internet - om effektiva webbtexter utifrån en analys av Stockholm vattens webbplats (examensarbete på språkkonsultlinjen, Institutionen för nordiska språk, Stockholms universitet 1998), där språkliga kriterier för en lyckad webbplats belyses med användartester, samt Christer Edeborgs uppsatser Att skriva för skärm (B-uppsats, Institutionen för nordiska språk, Uppsala universitet 1997) och Att läsa på skärm - en forskningsöversikt och en fallstudie om läsning på skärm (C-uppsats, Institutionen för informationsvetenskap, Uppsala universitet 1999).

Svenska språknämnden har i den nya utgåvan av Svenska skrivregler, som utkommer sommaren 2000, naturligtvis också tagit upp kortfattade skrivråd för de nya datoriserade texttyperna. Jag återger dem i det följande.

Eftersom e-brev alltmer accepterats som handling likvärdig vanliga brev som skickas till företag, myndigheter och institutioner, bör e-brev så långt möjligt utformas på samma sätt som vanliga brev. E-brev bör dock vara korta. En längre text skickas lämpligen som bilaga till e-brevet (i ett format som du vet att mottagaren kan läsa).

E-brev är ofta skrivna på ett mer informellt sätt än vanliga brev. Det går förstås an i privata sammanhang, men i mer offentliga brev bör man tänka på att anpassa språk och stil till rätt nivå.

Försök att inte göra texten för kompakt - skapa med jämna mellanrum nya stycken med hjälp av blankrad och använd gärna rubriker, punktuppställningar och annat som gör texten tydligare och luftigare. Tänk dock på att grafiska inställningar du gör i ditt e-brev - fet, kursiv, understrykning, radfall etc. - kanske inte alls kan läsas av mottagarens e-postprogram.

Tänk även på följande:

• Försök att alltid ha en relevant och informativ brevtitel på ärenderaden. Det underlättar i synnerhet för den som behöver sortera, arkivera och söka bland e-brev.

• För att läsaren skall slippa öppna ett brev, kan mycket korta meddelanden skrivas direkt i ämnesraden, lämpligen med ett avslutande namn eller liknande som visar att inget ytterligare följer i själva brevet.

• Tänk på språkbehandlingen och undvik förkortningar och interna uttryck som kan vara svårförståeliga för andra.

• Ofta kan man i e-postprogram välja att automatiskt infoga det brev man skall besvara, vilket ger mottagaren ett tydligt sammanhang, t.ex. om man besvarar frågor. Dessutom kan man själv uttrycka sig kortare utan att bli otydlig. Är ursprungsbrevet långt bör man redigera bort de textavsnitt som inte är relevanta för svarsbrevet; annars kan brevet bli väl långt och svåröverskådligt.

• Bifoga gärna en automatisk brevfot till e-breven, d.v.s. en ruta i sidfoten med adress- och telefonuppgifter och eventuell annan information.

Webbtexter

 Att läsa på skärm är mer ansträngande för ögonen än att läsa på papper. De flesta webbanvändare ögnar därför igenom snarare än läser webbsidor. Detta översiktliga läsande kräver korta, informativa, tydliga och välstrukturerade texter.

Skriv kortfattat med korta stycken och med en tankegång per stycke. Följ hela tiden principen att det viktigaste skall komma först. Nytt stycke markeras med blankrad.

Rubrikerna bör vara så många, tydliga och informativa att läsaren snabbt ser vad texterna handlar om. Rubrikerna skall också vara konsekvent utformade, gärna i påståendeform, och så långt möjligt sammanfatta textinnehållet. Särskilt informativa bör länkar vara, så att läsaren förstår vad man kan vänta sig om man följer den aktuella länken.

Skapa en tydlig struktur för hur man hittar vad på webbsidorna. Ingångssidan bör ge överblick över hela webbplatsens syfte, omfattning och uppläggning, gärna kompletterad med en översikt över innehållet. Besökaren skall förstå hur de olika texterna och sidorna hänger ihop och hela tiden kunna se var på webbplatsen hon befinner sig. Använd gärna punktuppställningar, kantrubriker, bilder och andra grafiska medel för att skapa en lättöverskådlig struktur på varje sida. Var dock konsekvent i användandet av sådana medel, liksom i användningen av färger, typsnitt m.m.

Tänk även på följande:

• Överför inte tryckta texter som broschyrer och handböcker i deras originalform till webben utan försök att utnyttja hypertextmediets möjligheter. Långa texter kan t.ex. presenteras i ett sammandrag, med den fullständiga texten under en länk.

• Länkar som är inbäddade i löptexten kan störa läsningen. Placera dem därför gärna utanför textblocken.

• På en ingångssida bör innehållet vara överblickbart på en skärmbild. Helst bör också varje enskild text kunna ses på en skärmbild.

• En webbtext kan läsas av ett mycket stort antal läsare. Försök därför att undvika förkortningar och interna uttryck som kan vara svårförståeliga för andra. Tänk också allmänt på språkbehandlingen och på att språkfel drar ner det innehållsliga intrycket.

• Markera gärna nyckelord i texten med fetstil eller med en markant färg (använd inte understrykning och inte blått eller lila, eftersom det brukar användas för att markera länkar).

• Använd numrering snarare än olika gradstorlek, indrag, kursiv, versaler etc. för att tydliggöra en texts struktur eller hierarki i kapitel eller avsnitt. Gör inte heller andra grafiska inställningar som ändå riskerar att bli förvanskade eller försvinna i mottagarens dator, t.ex. avstavningar och indrag. Observera att kursiv stil ofta blir svårläst på webben.

• Teckengrad och typsnitt bör vara läsvänliga (som användare bör man även tänka på att själv ordna läsvänliga textinställningar i sitt webbprogram). På skärmen används t.ex. ofta de linjära typsnitten Verdana och Arial medan Geneva, Times och Georgia kan vara lämpliga för texter som skall skrivas ut på papper. För korta texter som skall uppfattas snabbt är linjära typsnitt ofta bättre.

• Använd inte för många och för stora bilder. Det kan göra att webbsidorna tar lång tid att ladda ner.

• Var noga med att ange vem eller vilka som ansvarar för webbsidorna: textförfattare, innehållsansvarig, tekniskt ansvarig samt organisation och eventuell organisationsenhet som står bakom webbsidorna.